教你节约小细节来省纸打印

其实，如果在办公打印时多动脑筋想办法，节约型的办公模式是可以实现的。

1. 省纸打印招数多

如果不是硬性格式要求的正规公文，我们都可以通过在纸张和版面元素上着眼和下手，通过对这些要素的设置来实现省纸打印。

单面打印 省纸有术

大家知道，在Word、Excel等Office组件中可以对纸张的类型和页面进行设置，如果在不进行装订的情况下，希望最大限度地节省纸张，应尽可能将纸型的上、下、左、右边距设置到最小，这样在打印量比较大时能省下不少纸张。

除了页面边距外，打印用纸的多少还与文字字号和行间距大小密切相关。字号、行间距越小，批量打印时就越省纸，也更省墨，但前提是确保能正常阅读。一般而言，在Word文档中，如果对文档文字大小、格式没有特殊要求的话，文字大小可选择五号字，行间距固定为12磅左右。当然，若能看清，字号、行距设置得更小些也未尝不可。与此同时，段前距、段后距都设置为“0行”又能省出一些空间。在Excel中，除缩小字号外，可以通过设置表格的行高、列宽来进行页面的压缩调整。

另外，如果在文档中组织的文字段落比较短，而且分段也比较多，那么就可以利用分栏来提高页面的利用率。在Word中可以利用“分栏”菜单来设置栏数，A4幅面的打印纸一般选择两栏即可。在Excel中实现分栏打印，可下载分栏工具（http://985.so/zuE），安装后在Excel 2013中就会有个加载项，点击它里面的分栏工具，就可以对表格进行分栏操作了（图1）。



双面利用 更加节约

大部分情况下，我们都喜欢使用单面方式打印文档，这样做虽然很快就完成打印任务，但是也很浪费纸张。对于一些质量要求不是很高的文档，比如作为草稿使用的文档，我们为什么不能试着使用双面打印呢？

小提示：

这里的双面打印不是说拿用过的一面的纸来使用另一面，而是指在一张干净的纸上实现双面打印。当然了，用已经用过一面的纸来打印，也是值得提倡的一种节约模式。但效果和心理作用总不如在干净的纸上使用，而且如果将使用过一面的纸打印的东西呈交给领导或作为商业用途，容易出现意想不到的问题，所以不提倡使用。

Word 2013中在打印窗口选择手动双面打印，一面打印完成后，将纸的顺序做出调整，先出现的放在最上面，最后出现的放在最下面，然后将打印了纸张正面的纸张再放入进纸器中，继续打印纸张背面即可。或者是在“设置”处选择“仅打印奇数页”，打印完成后调整纸的顺序，再选择“只打印偶数页”（图2），这样阅读效果更符合习惯。



缩印技术 省上加省

如果觉得调整文章字号行距等比较麻烦，或者想保持原来的版式不便，可以通过缩印技术来打印文档。在Word 2013中，页面设置为B4型的文档可以缩印在A4或是16开纸上。甚至还可将多页资料一次打印在一页上（图3）。



Excel中也具有打印缩放功能，可以通过缩放比例来进行打印。而在Excel 2013中还能方便地将工作表或所有列、所有行调整为一页（图4）



2. 省墨打印有技巧

有时候，文档打印出来只是为了校对或是其他非重要使用，所以打印没必要有那么高的精度，因为打印精度越高，速度越慢，墨耗也就越多。在这种情况下，可以将打印机功能设置为“省碳粉模式”。

但是，这种设置可能影响到其他人的正常使用，所以打印文档时在不影响观看的情况下，可以将文字的颜色设置为浅色或灰色。当然还有更绝的招数，如果打印文档既包含文字又有图片，可以在每页上画一个矩形将文字、图片覆盖住，然后设置这个矩形的填充颜色为白色，透明度为40%左右或更低，无线条。这样打印出来就可以省很多墨或碳粉了。打印完成后，可以将这些矩形删除掉，一点儿也不影响原文档。