Word特殊替换教程

Word的特殊替换由于涉及一些特殊控制符号，许多朋友知其然不知其所以然，若要触类旁通就比较困难。特殊替换博大精深，灵活多变，由它可以滋生出的实际应用恐怕连Office作者们也始料不及。但如果我们能选择一些活生生的、大家都可能用到的实例来讲述它们，就易于理解，抛砖而后引玉，读者朋友们自然就能渐渐通晓其中的奥妙。

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在Word文档编辑过程中，我们最常用的替换是内容替换，比如将“有没”替换为“优美”，将Englich替换为English等。这些替换方法大家很熟悉，不必讲解。这里需要强调的是，无论普通替换还是特殊替换，操作进入的路径是一致的，大家最好记住用Ctrl+H快捷键快速启动“查找和替换”窗口这招技巧。

一、版面格式替换

在排版过程中，我们可以搜索、替换或删除字符格式（删除格式其实也是一种特殊替换，将有特殊格式替换成无特殊格式），以便提高排版效率。例如，将指定的字词或段落成批替换为不同的颜色；将使用某类字体的段落一次成批替换为另一种字体；查找指定的格式（如加粗）并删除或更改它。

案例：将全文的宋体字替换成雅黑字体，同时设置为加黑、斜体。

实现方法：

执行“编辑→查找”菜单命令（或Ctrl+F快捷键），在“查找和替换”窗口中删除“查找内容”文字框中的所有文字，单击“格式”按钮（如果看不到“格式”按钮，请单击“高级”按钮），选择“字体”命令，然后选择所需格式为“宋体”。

选中“突出显示所有在该范围找到的项目”复选框以查找满足条件的所有实例，然后通过在其下的列表中单击来选择要在其中进行搜索的文档部分，这里选择“主文档”。

单击“查找全部”，满足条件的所有实例都被突出显示出来了。单击“关闭”按钮关闭替换窗口（图1）。



单击“格式”工具栏上的按钮进行格式更改，选择字体为“雅黑”，单击“加粗”按钮，再单击“倾斜”按钮，所做的更改应用于所有被选中的符号条件的突出显示文字上。

设置完毕后，在文档任意处单击可删除文字的突出显示。

案例：将全文的宋体字“刘德华”替换成雅黑字体，同时设置为加黑、斜体。

实现方法：在“查找内容”框中输入“刘德华”，其余设置同上例。

二、版面标记替换

在普通文档的排版过程中，我们总要用到诸如跳格制表符、段落标记、换页标记等特殊分隔标记；在长文档或图书的排版过程中，我们常常又会用到分页符、分节符等特殊分隔标记。常常见到排版工作人员在遇到需要合并或改变分隔类型的情形时，总是手动一个个变更。其实，这类变更也可以用替换的方式来完成。

案例：一本已经排版的图书Word文档分节发生错乱，现在需要将全文现有的分节符去掉，以便重新规划版面。

具体方法如下：

单击“编辑”菜单中的“替换”命令。

在“查找内容”框中，直接键入代表分节符的代码^b。

保证“替换为”框没有任何内容，若有请删除。

单击“全部替换”按钮（图2）。



小提示：可用的版面标志

可以在“查找内容”或“替换为”框中使用的版面标志代码有如下几种：

若要指定段落标记，键入^p（选中“使用通配符”复选框时在“查找内容”框中无效）或键入^13。